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Capitulo 6: AJUSTANDO EL DISEÑO A LA SITUACION


DOS ASPECTOS DE LA EFECTIVIDAD ORGANIZATIVA

Las conclusiones acerca de la efectividad estructural (relación entre estructura y desempeño) nos conducen a las siguientes hipótesis
1: Hipótesis de congruencia: la estructuración efectiva requiere un estrecho ajuste entre los factores situacionales y los parámetros de diseño.
2: Hipótesis de configuración: la estructuración efectiva requiere consistencia interna entre los parámetros de diseño.
Estas dos hipótesis no se contradicen mientras los factores situacionales de una organización, por ejemplo, su dimensión por un lado y su sistema técnico por otro, no requieran parámetros de diseño que sean mutuamente inconsistentes.
La organización puede elegir no solo sus parámetros de diseño, sino también los factores situacionales.
3: Hipótesis de configuración ampliada: la estructuración efectiva requiere una consistencia entre los parámetros de diseño y los factores de contingencia. Esta hipótesis es la preferida.


Los factores situacionales serán variables independientes (es decir, como dados) y los parámetros de diseño como dependientes (es decir, hacer determinados). Estos supuestos serán dejados de lado cuando se llegue a las configuraciones: sistemas en los cuales ninguna de sus partes es independiente, sino que cada una esta integrada con, y por lo tanto es dependiente de.
El hecho de que los factores situacionales afecten a los parámetros de diseño será considerado variable intermedia.


Los llamados Factores Situacionales o de Contingencia son estados o condiciones organizativas que están asociados al uso de parámetros de diseño: Son
1) Edad y Dimensión de la Organización
2) Sistema Técnico (que usa el núcleo operativo)
3) Ambiente
4) Poder


1) EDAD Y DIMENSION

Hipótesis 1: Cuanto mas antigua la organización, mas formalizado su comportamiento: A medida que envejece (se va agrandando, envejece la organización, se repite su trabajo por lo que se vuelve mas predecible y así mas fácil y mas formalizado. La organización se burocratiza.
• Cuando la organización es chica, la estructura es informal, hay menos burocracia.
• Cuando la organización es más grande, la estructura, se formaliza, se burocratiza.


Hipótesis 2: La estructura refleja la antigüedad de la fundación de la industria. Es la relación entre la edad de la industria y la especialización de tarea y los profesionales capacitados en posiciones de staff.
Las organizaciones de la era anterior a la fabrica tienden a confiar con mas fuerza en el personal familiar , mientras que aquellas del siglo diecinueve no utilizan trabajadores familiares no pagos, sino muchos empleados(señal de burocracia)

Hipótesis 3: Cuanto mayor la organización, mas elaborada su estructura (mas especializadas sus tareas, mas diferenciadas sus unidades y mas desarrollado su componente administrativo). Esta relación se origina de la especialización de tareas: se aumenta la división del trabajo a medida que aumenta la cantidad de empleados y el volumen de producción.
La mayor organización debe usar mas y mas elaborados dispositivos de coordinación: como mayor jerarquía (para coordinar la supervisión directa), mas formalización del comportamiento (para coordinar a través de los procesos de estandarización de los procesos de trabajo), sistemas de planeamiento y control (para coordinar a través de le estandarización de producción).

Típicamente, la firma industrial en producción masiva a medida que crece desarrolla primero sus funciones operativas básicas de producción, marketing etc. Luego elabora su jerarquía administrativa (particularmente su tecnoestructura). Luego tiende a integrar verticalmente (absorber las actividades de sus proveedores y clientes). Finalmente, diversifica (introduce nuevas líneas de productos) y expande sus mercados (primero en el país y luego internacionalmente)

Hipótesis 4: Cuanto mayor la organización, mayor la dimensión promedio de sus unidades
Una mayor dimensión de la organización significa mayor especialización y también, mayor dimensión de la unidad porque cuando las organizaciones crecen piden a sus gerentes que supervisen más y mas empleados y también debe agregar más gerentes sobre estos gerentes.

Hipótesis 5: Cuanto mayor la organización, mas formalizado su comportamiento.
Cuanto mayor la organización, mas se repiten los comportamientos y entonces se vuelven mas predecibles, por ende mayor la propensión a formalizarlos
Como las mayores organizaciones tienen mayor especialización, más diferenciación de unidad, se concluye que las mayores organizaciones tendrán más reglas y procedimientos y harán mas uso de la comunicación formal.

Figura 6.1 Diagrama de la trayectoria de las relaciones entre la dimensión y la estructura organizativa

ETAPAS DEL DESARROLLO ESTRUCTURAL


Generalmente, las organizaciones comienzan sus vidas con estructuras orgánicas no elaboradas. Algunas comienzan en la etapa artesanal, y luego, a medida que crecen cambian a la etapa empresarial.
A medida que las organizaciones en la etapa empresarial crecen y envejecen comienzan a formalizar sus estructuras y pasan así a la etapa Burocrática: donde las tareas son especializadas, las jerarquías de autoridad construidas y las tecnoestructuras agregadas para coordinar por estandarización.

El posterior crecimiento y envejecimiento alienta a estas burocracias a diversificar: a dividirse en unidades basadas en mercado, o divisiones sobre impuestas en las estructuras funcionales tradicionales, llegando así a una nueva etapa de estructura Divisional.
Finalmente, puede haber otra etapa para algunas organizaciones: la de estructura Matricial: se acoplan dos bases de agrupamiento (base de mercado y base funcional) que trasciende la divisional.
No todas las organizaciones necesitan pasar por todas estas etapas.

2) SISTEMA TECNICO

Llamaremos sistema técnico a los instrumentos usados en el núcleo operativo para transformar los insumos en producciones.

El estudio de Woodward sobre producción por unidad, en masa y por proceso

Producción Unitaria

Woodward caracteriza la producción unitaria como de naturaleza artesanal, con estructura orgánica, construida alrededor de las destrezas de los trabajadores en el núcleo operativo. Sus producciones son “ ad hoc” o no estandarizadas o formalizadas, porque son producciones por pedido. Las empresas de producción unitaria son manejadas por ajuste mutuo entre los operarios o supervisión directa por los gerentes, por lo que hay poca necesidad de una tecnoestructura a su lado y una jerarquía gerencial elaborada. Tiene pocos gerentes y una extensión de control ampliada en los niveles medios.

Producción en Masa

La producción en masa es de naturaleza estándar (se `producen muchos productos iguales) La estandarización es de producción y proceso de trabajo. Y conduce a la formalización del comportamiento. Es un trabajo operativo rutinario, no especializado y muy formalizado.
Según Woodward la producción en masa era la más segmentada de los 3 tipos y la más cargada de hostilidad y sospecha.
Además, ella identifica 3 `puntos de conflictos:
1) entre los sistemas técnico y social del núcleo operativo
2) entre los focos de corto alcance de los gerentes de niveles inferiores y los de largo alcance de gerentes superiores.
3) Entre los grupos de línea (con autoridad) y staff (con expertos) en la estructura administrativa.

Producción de proceso

Es una producción automatizada, lo que implica una reducción de la cantidad de operarios no calificados cuyo trabajo esta altamente regulado (simple, rutinario y aburrido). Esto, a su vez, crea una obsesión de control en la estructura administrativa: al personal supervisor (especialmente tecnocrático) se le pide vigilar y estandarizar el trabajo de operadores no interesados. Tendían a trabajar en grupos pequeños, por eso hay poca extensión de control en los niveles medios.
La estructura de la producción por proceso es de naturaleza orgánica.
La automatización de los sistemas técnicos es el factor dominante de las empresas de producción por proceso. La automatización ubica a la organización en un estado “post- burocrático: el sistema técnico es regulador de maquinas y el sistema social no necesita ser controlado por reglas y así emerge una estructura orgánica usando el ajuste mutuo entre los expertos.
Las reglas, regulaciones y normas son desarrollados dentro de maquinas, no de trabajadores. Así se aleja la necesidad de la supervisión directa, la estandarización tecnocrática y la obsesión del control. Aquí las decisiones son tomadas por la línea o staff quienquiera que tenga el conocimiento especializado necesario para tomarlos.
La automatización trae un reemplazo del núcleo operativo: de los trabajadores no calificados ligados al sistema técnico por trabajadores calificados para mantenerlo y un reemplazo de los niveles medios de la estructura de gerentes y staff tecnocratico (que controlan el trabajo de otros) por un staff de apoyo de profesionales (que controlan sus propio trabajo).
Estos cambios disipan muchos de los conflictos de las empresas de producción en masa.
La producción por procesos confía más en la capacitación y adoctrinamiento y tenia mayor cantidad de gerentes que de operarios.

Así. La diferencia entre la producción masiva y por proceso es que si bien ambos buscan regular su trabajo operativo, solo la ultima pudo automatizarla o regularla.

Hipótesis de relación entre estructura y sistema técnico

Hipótesis 6: Cuanto más regulador el sistema técnico, mas formalizado el trabajo operativo y más burocrático la estructura del núcleo operativo.
A medida que el sistema técnico se vuelve más regulador, es decir, dividido en tareas simples y especializadas, el trabajo operativo se vuelve más rutinario y predecible y como resultado se vuelve más especializado y formalizado. El control se vuelve más impersonal.

Hipótesis 7: Cuanto mas sofisticado (difícil de entender) el sistema técnico, mas elaborada la estructura no operativa. Específicamente, cuanto mayor y mas profesional el staff de apoyo, mayor la descentralización selectiva (para ese staff) y mayor el uso de dispositivos de enlace (para coordinar el trabajo de ese staff).
Si una organización va a usar maquinaria compleja, debe contratar especialistas de staff que puedan entender esta maquina, que puedan diseñarla, Adquirirla, modificarla. Así esperaríamos que las organizaciones con sistemas técnicos sofisticados tuviesen una alta proporción de staff de apoyo.

Hipótesis 8: La automatización del núcleo operativo transforma una estructura administrativa burocrática en una orgánica
Las empresas de producción en masa desarrollan una obsesión con el control: Los gerentes superiores vigilan a los gerentes medios, los gerentes medios vigilan a los operarios y a los especialistas de staff y los especialistas de staff diseñan sistemas para vigilar a todos.
Los sistemas técnicos automatizados al ser los más sofisticados requieren mayor cantidad de especialistas de staff . Esta gente tiende a comunicarse entre ellos informalmente Así, la automatización del núcleo operativo elimina mucho de los conflictos sociales y crea todo tipo de cambios en la estructura administrativa que la conducen a un estado orgánico . Además la automatización parece humanizar la estructura burocrática tradicional.








3) AMBIENTE
Ambiente es todo aquello que rodea a la organización: tecnología, clientes, competidores, establecimiento geográfico etc.

Dimensiones del ambiente

1) Estabilidad: El ambiente de una organización varia de estable a dinámico, desde el tallador de madera cuyos clientes piden las mismas esculturas todos los años al detective que nunca sabe que esperar a continuación. Dinámico aquí significa impredecible, no variable.
Los factores que hacen dinámico un ambiente son: un gobierno inestable, cambios impredecibles en la economía, cambios en la demanda del veintes o en la oferta del competidor., tecnologías cambiantes etc.



2) Complejidad: El ambiente de una organización puede variar de simple a complejo, desde el fabricante de cajas que necesita un simple conocimiento hasta el de la agencia espacial que debe producir producciones complejas.



3) Diversidad de mercado: Los mercados de una organización pueden variar de integrado a diversificado, desde una mina de hierro que vende su materia prima a una única aceria hasta los de una comisión comercial que promueve todos sus productos por todo el mundo.
La diversidad de mercado resulta de una amplia variedad de clientes, de productos y servicios o de áreas geográficas en que las producciones son comercializadas.



4) Hostilidad: El ambiente de una organización puede variar de liberal a hostil, desde el cirujano que elije a sus pacientes pasando por una empresa constructora que debe licitar todos sus contratos al de un ejército peleando una guerra.
La hostilidad es influida por la competencia, por las relaciones de la organización con sindicatos, gobierno y por la disponibilidad de recursos para ella.
Los ambientes hostiles son los dinámicos.

No es el ambiente en si lo que cuenta sino la aptitud de la organización para tratar con él – predecirlo, comprenderlo, tratar con su diversidad y responder a él rápidamente.

Una organización enfrenta múltiples ambientes.


Hipótesis 9: Cuanto más dinámico el ambiente, mas orgánica la estructura.
En un ambiente estable, una organización puede predecir sus condiciones futuras y así puede aislar su núcleo operativo y estandarizar allí sus producciones. La estandarización es posible si el ambiente es estable (puede estandarizar sus procedimientos de arriba hacia abajo).
En un ambiente dinámico, en el que enfrenta cambios frecuentes de producto, cambios en el trabajo, tecnología cambiante (conocimiento), la organización no puede predecir su futuro y no puede confiar en la estandarización para la coordinación, en lugar de eso debe usar la supervisión directa o ajuste mutuo. En otras palabras, debe tener una estructura orgánica.

Hipótesis 10: Cuanto mas complejo el ambiente, mas descentralizada la estructura.
Sugiere que la dimensión de complejidad tiene sobre la estructura un efecto distinto del de la estabilidad. Mientras la estabilidad afecta a la burocratización, la complejidad afecta a la descentralización.

Figura 6.3 Mecanismos coordinadores en escalas de descentralización y burocratización



Galbraith sugiere que la coordinación es lograda más fácilmente en el cerebro.
*En un ambiente simple, la organización tendera a confiar en un cerebro para tomar las decisiones claves , es decir, centralizara.. Si este ambiente también fuera estable, la solución seria burocratizar.
Pero si el ambiente no fuera estable, sino dinámico, la organización no puede burocratizar, pero debe permanecer flexible, orgánica. Es decir, confiara en la supervisión directa para coordinar, que le permite tener a la vez, una estructura centralizada y orgánica
*En un ambiente complejo, la organización debe descentralizar. Si este ambiente fuera estable, esta hipótesis nos llevaría a esperar una estructura burocrática, es decir, que confié en la estandarización para coordinación.
El problema es encontrar un mecanismo coordinador que permita la burocratización con la descentralización. Y la solución es que: la organización elige la estandarización de destrezas
Pero si el ambiente fuese dinámico, la organización busca un mecanismo que sea a la vez descentralizador y orgánico: es el ajuste mutuo.

Así, surgen dos tipos de estructuras burocráticas y dos de orgánicas, en cada caso una centralizada para ambientes simples (trabajo no calificado) y una descentralizada para ambientes complejos (para trabajo profesional).

Hipótesis 11: Cuanto más diversificados los mercados de la organización, mayor su propensión para dividirse en unidades basadas en el mercado (dadas economías de escala favorables).
La diversificación crea divisionalizacion. En la divisionalizacion cada unidad de mercado requiere su propio núcleo operativo.
Indica que la organización que puede identificar mercados diferentes – productos y servicios, regiones geográficas o clientes, estará predispuesta a dividirse en unidades de alto nivel sobre esta base y a darle a cada una el control de ciertas decisiones. Esto es lo que llamamos descentralización vertical limitada: se delega el poder de toma de decisión a los gerentes de las unidades de mercado.

Debemos hacer una distinción entre diversidad y complejidad ambiental. Un ambiente puede ser muy diverso (caso de una empresa conglomerada que opera una cantidad de comercios simples) mientras que un ambiente complejo puede centrarse en un mercado integrado ( como el caso de la NASA).




Hipótesis 12: La extrema hostilidad de su ambiente conduce a cualquier organización a centralizar su estructura temporalmente
Cuando una organización enfrenta hostilidad extrema ( perdida de un cliente clave o atque evero al gobierno) su supervivencia esta amenazada. Como debe responder rapido y de manera integrada recurre a un líder, a la centralización

En el caso de una organización en un ambiente complejo que enfrenta extrema hostilidad, la complejidad requiere que descentralice para comprender al ambiente, a pesar de que la hostilidad demande la rapidez de una respuesta centralizada. Propabablemente la organización centralice el poder temporariamente para poder sobrevivir.


Hipótesis 13: las disparidades en el ambiente alienta a la organización a descentralizar selectivamente a constelaciones de trabajo diferenciadas.
Esto sugiere que las disparidades en el ambiente alientan a la organización a diferenciar su estructura. Cada constelación esta ubicada según el efecto de su subambiente sobre la organización.
A cada constelación de trabajo se le da poder sobre las decisiones requerida en su subambiente y a cada una se le permite desarrollar su estructura acorde a su proceso de decisión.
Por ejemplo una constelación de una organización puede ser estructurada orgánicamente para manejar condiciones dinamicas,y otras pueden ser estructuradas burocráticamente para operar en ambientes estables.

Un tipo organizacional para cada uno de los cuatro ambientes

Estable Dinámico
Complejo Descentralizado
Burocrático (estandarización de destrezas)
Ej. Hospital y universidad Descentralizado
Orgánico (ajuste mutuo)

Ej. NASA, empresa de plástico
Simple Centralizado
Burocrático (estandarización de procesos de trabajo)

Ej., empresa manufacturera Burocrático
Orgánico(supervisión directa)


4) PODER

Los factores de poder que entran en el diseño de la estructura son:
• el control externo de la organización
• las necesidades personales de poder de los miembros
• El poder de la moda: moda del dia, embebida en la cultura en que se encuentra la organización (en efecto, el poder de las normas sociales) El poder de la moda es el poder que tiene la moda en el diseño organizacional.






Hipótesis 14: Cuanto mayor el control externo de la organización, mas centralizada y formalizada su estructura
Indique cuando dos organizaciones son de la misma edad y dimensión, usan el mismo sistema técnico y operan en el mismo ambiente, la estructura que tenga mayor control externo (por el gobierno, por un sindicato o por lo que sea) será mas centralizada y mas formalizada.
El control exterior de las organizaciones tiende a concentrar sus poderes de toma de decisión en la cima de sus jerarquías y alentar mayor confianza en las reglas y regulaciones para el control interno.
El control externo también puede actuar para burocratizar la estructura. Por ejemplo: mientras la empresa autónoma puede tratar con sus proveedores y clientes en el mercado abierto , la subsidiaria puede ser informada por la casa central que debe adquirir sus suministros de una subsidiaria gemela y los gerentes de las dos subsidiarias deben unirse para planear las transferencias con antelación para que no hay excedente o escasez.
Los dos medios más efectivos para controlar una organización desde afuera son:
1) mantener al mas poderoso de los que toman las decisiones (su director general) responsable por sus acciones.
2) Imponer sobre ellas normas definidas, transformadas en reglas. Las reglas aseguran un tratamiento justo para el cliente y los empleados...


Hipótesis 15: Las necesidades de poder de los miembros tienden a generar estructuras que son excesivamente centralizadas.
Todos los miembros de la organización buscan el poder, ya sea para controlar a otros, para controlar las decisiones que afectan a su propio trabajo.
Los gerentes de la cumbre estratégica promueven la centralización en la dimensión vertical y horizontal, los gerentes de línea media promueven la descentralización vertical y la centralización horizontal; los analistas y el staff de apoyo favorecen la descentralización vertical y horizontal.

Hipótesis 16: La moda favorece la estructura del dia (y de la cultura), aun cuando es inapropiada.
Se llama “estructura del dia” a la estructura preferida por industrias fundadas en un periodo dado. Pero hay investigaciones que demuestran que hay estructuras que trascienden periodos; en otras palabras: que algunas organizaciones retienen estructuras preferidas en periodos previos. Cuando aparece una nueva estructura; ésta es apropiada para algunas organizaciones pero no para otras.
La moda refleja los nuevos avances en diseño organizacional. La moda estructural está en cierto sentido ligada a la cultura.

En síntesis, los factores de poder parecen atravesar todos los niveles de la estructura, pero solo sobre una base selectiva.